سه راهکار برای افزایش کارآمدی در انجام وظایف

زمانی را که صرف ایمیل می کنید محدود کنید

به طبق گزارش “Anatomy of Work Index” توسط Asana، پاسخگویی به ایمیل‌ها و پیام‌های پیوسته، اصلی‌ترین عاملی است که باعث تأخیر در کارکرد کارمندان می‌شود. احتمال دارد هر زمان که اعلان ایمیلی دریافت می‌کنید، خواسته یا ناخواسته میل به بررسی آن داشته باشید. اما بازیابی تمرکز پس از آن همیشه آسان نخواهد بود.

تلاش کنید زمان مصرفی برای بررسی ایمیل‌ها را محدود کنید، مگر اینکه وظیفه شما نیازمند بررسی و پاسخ فوری ایمیل‌ها باشد. به عنوان مثال، می‌توانید ایمیل‌های خود را در ابتدا و انتهای روز کاری بررسی کنید.

علاوه بر این راهکار، دقت بیشتری در نوشتن ایمیل‌ها داشته باشید. با این کار، ارتباط با همکاران یا شرکایتان دقیق‌تر خواهد بود و نیاز به ارسال ایمیل‌های رفت و برگشتی کمتر می‌شود. این کمک می‌کند تا کمتر دچار پرت شدن در ایمیل‌ها شوید و کارتان را با کارآمدی و سازنده‌تر انجام دهید.

کارهای تکراری را خودکار کنید

کارهای تکراری معمولاً به طور منظم انجام می‌شوند، مانند فعالیت‌های روزانه، هفتگی یا ماهیانه، مانند پاسخ دادن به ایمیل‌ها یا شرکت در جلسات.

برای مدیریت بهینه زمان صرف شده برای این کارهای تکراری، استفاده از یک برنامه ردیاب وظیفه موثر است. با استفاده از این برنامه، می‌توانید به دقت زمانی که برای وظایف تکراری اختصاص می‌دهید را رصد کنید. این کمک می‌کند تا بتوانید بخشی از این وظایف را به صورت خودکار انجام دهید.

به عنوان نمونه، می‌توانید از ابزار Clockify برای ایجاد یک الگوی پروژه استفاده کنید. این روش بسیار کارآمد است، مخصوصاً اگر شما و تیمتان معمولاً با پروژه‌هایی سر و کار دارید که مجموعه وظایف مشابهی دارند. پس از ایجاد الگو، می‌توانید آن را برای هر پروژه‌ی مشابه در آینده استفاده کنید و زمان بیشتری را برای وظایف اساسی و خلاقیت مخصوصاً اختصاص دهید.

وقتی صحبت از مدیریت ایمیل شد، باید پیام های خود را با استفاده از برچسب ها دسته بندی کنید. برچسب ها نوعی پوشه در صندوق ورودی شما هستند. به عنوان مثال، می توانید برچسب “مهم” را اضافه کنید تا بتوانید در هر زمان به راحتی به این پوشه دسترسی داشته باشید و پیام های دیگر را نادیده بگیرید. هنگامی که از صندوق ورودی خود مراقبت کردید، می توانید فقط روی کار تمرکز کنید و کارایی و بهره وری خود را افزایش دهید.

به سلامتی خود و نیاز به شارژ مجدد فکر کنید

وقتی که احساس گرسنگی یا خواب‌آلودگی می‌کنید، توانایی صحیح فکر کردن و بهره‌وری کاهش می‌یابد. بنابراین، اهمیت یک خواب خوب یا صرف صبحانه را هرگز دست کم نگیرید.

واقعاً، برخی از مواد غذایی خاص وجود دارند که بسیار مفید برای قدرت ذهن و بهره‌وری هستند. این موضوع بسیار مهم است، و ما در حال حاضر یک وبلاگ را به معرفی میان‌وعده‌های فوق‌العاده‌ای که می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد، اختصاص داده‌ایم.

علاوه بر مصرف غذا و خواب، ورزش منظم نیز بسیار حیاتی است. حتی اگر طرفدار ورزش نباشید، می‌توانید حداقل هر روز پس از کار پیاده‌روی کنید. به زودی خواهید فهمید که چگونه این روال به شما کمک می‌کند تا از استرس کاری خود رهایی یابید.

نتیجه

کارآمدی در انجام وظایف به معنای تکمیل آنها به صورت صحیح و سریع است. برای دستیابی به این هدف، تمرکز خود را فقط بر روی وظایف مورد نیاز معطوف کنید و از هرگونه حواس پرتی اجتناب کنید.

برای انجام این کار، می‌توانید از جلسات کوتاه یا پیروی از روال‌های روزانه‌تان استفاده کنید. مطمئن باشید که مغز شما هم نیاز به استراحت دارد، پس اجازه دهید یک مدتی از کار آزاد باشید. این کار مطمئناً به بهبود کارایی شما کمک خواهد کرد.

علاوه بر این، اگر می‌خواهید بر روی مهارت‌های کارآیی و بهره‌وری خود کار کنید، مقاله‌ای که ارائه شده، نکات مفیدی را برای شما فراهم می‌کند که می‌توانید آن‌ها را امتحان کنید.