چگونه می توانید در کار،کارآمدتر و موثرتر باشید؟

همانطور که قبلا ذکر شد، بین کارایی و اثربخشی تفاوت وجود دارد. وقتی کارآمد باشید، وظایف خود را به روشی سریع و منظم به پایان می رسانید. از سوی دیگر، زمانی که شما موثر باشید، نتایج دلخواه را دریافت خواهید کرد. همانطور که می توانید تصور کنید، وقتی نوبت به وظایف شغلی شما می رسد، باید در هر دو زمینه برتر باشید. بیایید نگاهی به عملی ترین نکات برای کارآمد و موثر بودن در کار بیندازیم.

ابتدا توجه خود را به مهم ترین کارها معطوف کنید

در ابتدای هر روز به مهم ترین وظایف آن روز فکر کنید. علاوه بر این، سعی کنید واقع بین باشید و حداکثر سه تکلیف را که باید تا پایان روز به پایان برسانید، یادداشت کنید.

داشتن یک هدف روشن در ذهن و در مقابل شما به شما کمک می کند در مسیر درست بمانید و کارایی و بهره وری خود را بهبود ببخشید.

روش ماتریس آیزنهاور را امتحان کنید

یکی از مفیدترین راه‌ها برای یادگیری اولویت‌بندی، استفاده از تکنیک ماتریس آیزنهاور است. این روش مدیریت زمان به شما کمک می کند کارهای مهم را از غیر مهم جدا کنید.

روش ماتریس آیزنهاور شامل چهار ربع زمانی است:

• وظایف مهم و فوری،
• کارهای مهم اما نه فوری،
• وظایف مهم نیست، اما فوری،
• کارهای مهم و فوری نیست.

بنابراین، وظایف ربع اول اولویت شما هستند. هنگامی که آنها را تمام کردید، از ربع دوم با آنها مقابله کنید. صحبت از ربع سوم شد، باید این تکالیف را به همکاران خود محول کنید. در نهایت، وظایف ربع چهارم باید حذف شود.

از آنجایی که این روش به شما کمک می کند دید کلی تری از روز کاری خود داشته باشید، تکنیک ماتریس آیزنهاور می تواند مدیریت زمان شما را نیز بهبود بخشد. بنابراین، در انجام وظایف خود کارآمدتر و سازنده تر خواهید بود.

کمی زمان را به کار عمیق اختصاص دهید

کار عمیقی که قبلاً ذکر شد، نقش مهمی در مورد وظایف سخت یا آن دسته از تکالیفی دارد که برای موقعیت شغلی شما ضروری هستند. هنگامی که نیاز به انجام این وظایف دارید، باید تمرکز داشته باشید و به هر قیمتی از حواس پرتی خودداری کنید.

به عنوان مثال، از آنجایی که من یک نویسنده محتوا هستم، کار عمیق من شامل نوشتن وبلاگ است. برای اینکه بتوانم در یک حالت کاری عمیق قرار بگیرم، ترجیح می دهم به موسیقی کلاسیک یا موسیقی متن فیلم گوش دهم. این ژانرهای موسیقی به من کمک می‌کنند که سازنده باشم و نوشتن وبلاگ را تمام کنم.

کار عمیق، نقش بسزایی در انجام وظایف سخت و ضروری برای شغل شما ایفا می‌کند. وقتی نیاز به انجام این وظایف دارید، باید تمرکز کامل داشته باشید و از هرگونه حواس پرتی خودداری کنید.

به عنوان مثال، برای من به عنوان یک نویسنده محتوا، کار عمیق شامل نوشتن مقالات و وبلاگ است. در هنگام انجام کار عمیق، ترجیح می‌دهم به موسیقی کلاسیک یا موسیقی متن فیلم گوش دهم. این ژانرهای موسیقی به من کمک می‌کنند که تمرکزم را حفظ کنم و وظایفم را به خوبی انجام دهم.

برای ایجاد یک محیط مناسب برای کار عمیق، مکان و زمان انجام کار را با دقت انتخاب کنید. باید یک مکان آرام برای انجام کارهای عمیق پیدا کنید و در صورت امکان، یک بخش مخصوص در محیط کار یا خانه برای این منظور اختصاص دهید. مثلاً یک اتاق کنفرانس، یک کتابخانه یا یک محیط آرام و راحت. قبل از شروع کار، زمان لازم برای تکمیل وظایف را مشخص کنید.

همچنین، تعیین اهداف مشخص برای هر دوره کار عمیق خود را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر در حال نوشتن مقاله‌ای هستید، تعداد کلمات یا زیرموضوع‌ها را که باید در طول دوره کاری عمیق به پایان برسانید، تعیین کنید. برای جلوگیری از حواس پرتی، از وسایلی مانند مسدود کننده وب سایت استفاده کنید.

همچنین، مراقبت از خودتان در طول کار عمیق مهم است. اطمینان حاصل کنید که همه وسایل لازم برای انجام کار در دسترس شماست، مانند قهوه، میان‌وعده و نور مناسب.

اینها تنها چند نکته برای افزایش بهره‌وری و کارایی در کارهای عمیق شما هستند. بهتر است مرتباً روش‌ها و رویه‌های خود را بازبینی کنید و آن‌ها را به نیازهای وظایف خود بسنجید.

از انجام چند کار خودداری کنید

زمانی که دو کار را همزمان انجام می‌دهید، در واقع تمرکز خود را بین این دو کار تقسیم می‌کنید که به این پدیده متن می‌گویند. از آنجایی که به سرعت از یک کار به کار دیگر می‌پرید، به نظر می‌رسد که دو کار را همزمان انجام می‌دهید.

با این حال، انجام چند وظیفه به اندازه‌ای کارآمد نیست که به نظر می‌رسد. زمانی که توجه خود را بین چندین وظیفه تقسیم می‌کنید، مغز شما نیاز به زمان و انرژی بیشتری برای تعیین و فعال کردن مجدد هر وظیفه دارد.

بنابراین، بهتر است از انجام چند کار همزمان پرهیز کنید و به جای آن، روی یک کار در یک زمان تمرکز کنید. این روش شما را کارآمدتر و موثرتر می‌کند.

با این حال، در صورتی که درگیر چندین وظیفه هستید و گزینه‌ای جز انجام چند کار همزمان ندارید، می‌توانید نکات زیر را رعایت کنید تا بهره‌وری خود را حفظ کنید:

1. انتخاب زمان‌های خاص برای هر وظیفه: تعیین زمان‌های مخصوص برای هر وظیفه و پیروی از آن برای انجام کارها می‌تواند کمک کننده باشد.
2. استفاده از فناوری و ابزار مناسب: استفاده از ابزارهای مدیریت زمان و تقویت تمرکز می‌تواند کمک کننده باشد. به عنوان مثال، تنظیم هشدارها برای تعیین زمان‌های مخصوص برای هر وظیفه.
3. تقسیم زمان به بخش‌های کوچکتر: تقسیم زمان برای هر وظیفه به بخش‌های کوچکتر و تمرکز بر آن‌ها می‌تواند کمک کننده باشد تا از از دست رفتن تمرکز جلوگیری شود.

با این رویه‌ها، می‌توانید بین وظایف و پروژه‌های مختلف جابجا شوید بدون از دست دادن بهره‌وری و کارایی.

وظایف بزرگتر خود را به کارهای کوچکتر تجزیه کنید

بیایید با آن روبرو شویم: با دانستن اینکه باید یک کار پیچیده را انجام دهید که به زمان و انرژی زیادی نیاز دارد، انگیزه ای برای شروع کار روی آن نخواهید داشت. بنابراین، به جای داشتن یک تکلیف بزرگتر برای کل روز، آن را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید.

به عنوان مثال، شما باید یک تصویر برای پست وبلاگ ایجاد کنید. با تجزیه این کار به قطعات کوچکتر، تکالیفی مانند:

• اولین پیش نویس را بسازید،
• برای بحث در مورد پیش نویس اول با یک نویسنده محتوا تماس بگیرید،
• در صورت نیاز تغییرات را انجام دهید،
• یک لوگو یا هر جزئیات مشابه اضافه کنید و
• یک تصویر را به ابزار مدیریت پروژه پیوست کنید.

وقتی اولین کار را تمام کردید، برای ادامه دادن انگیزه خواهید داشت. بنابراین، انجام یک کار بزرگتر برای مدیریت آسان تر خواهد بود.

علاوه بر این، می توانید از Clockify برای تقسیم پروژه خود به وظایف کوچکتر نیز استفاده کنید. این نوع کار با وظایف مفید است زیرا می توانید پروژه خود را مانند یک لیست کارها سازماندهی کنید. سپس، به محض اینکه کارها را تمام کردید، آنها را به عنوان انجام شده علامت بزنید. به علاوه، داشتن چنین برنامه زمانی می تواند به شما کمک کند پروژه ها و وظایف مشتریان خود را نیز پیگیری کنید.