راهکارهای کارآمد مدیریت زمان: کلیدهای موثر برای بهره‌وری بالا

کاهش حواس پرتی

– همه ما آنها را داریم. فهرستی از حواس پرتی که بیشتر شما را آزار می دهد تهیه کنید. سپس، وقتی وارد بلوک‌های زمانی می‌شوید، برنامه‌ای برای کاهش آن‌ها داشته باشید. آیا صدای سگ شما حواس شما را پرت می کند؟ چند اسباب بازی جدید بگیرید تا او را مشغول کنید. آیا نوتیف تلفن تمرکز شما را از بین می برد؟ اعلان ها را خاموش کنید آیا متوجه می شوید که به تغییر وظایف ادامه می دهید؟ برگه هایی را که نیاز ندارید ببندید و مواردی را که توجه شما را به هم می زند حذف کنید.

حالت را تنظیم کنید

– به انواع محیط‌هایی فکر کنید که در آنها بهترین کار را انجام می‌دهید. آیا صدای محیط را دوست دارید، مانند یک آبنمای کوچک که می‌توانید به آن وصل کنید؟ آیا موسیقی خاصی را برای تقویت خلاقیت شما دوست دارید؟ آیا سردتان می شود و باید یک پتوی دنج در نزدیکی خود داشته باشید؟ در نظر بگیرید که چگونه می توانید تغییرات کوچکی ایجاد کنید تا حواس پرتی را در محیط خود به حداقل برسانید. اگر در دفتر کار می‌کنید، هدفون‌ها می‌توانند به شما کمک کنند روی هر مناظر صوتی که دوست دارید تمرکز کنید و می‌توانید علامتی مهربان بگذارید که به مردم اجازه می‌دهد بفهمند چه زمانی نباید حرف شما را قطع کنند.

برنامه استراحت

– همه ما به استراحت نیاز داریم، چه برای نوشیدن آب یا حتی برای کشش بدن در صورت انجام حرکات تکراری. دانستن اینکه برای استراحت برنامه ریزی شده دارید، فشار را در طول بلوک های کاری شما کاهش می دهد. شما می توانید روشی مانند تکنیک پومودورو را اجرا کنید که در آن به مدت 25 دقیقه بدون حواس پرتی کار می کنید و سپس 5 دقیقه استراحت می کنید. چهار بار پشت سر هم این کار را تکرار کنید (در مجموع دو ساعت)، و سپس با استراحت طولانی تری به خود پاداش دهید.

یک لیست نگه دارید

بهترین استراتژی یادداشت برداری را برای خود بیابید و به آن پایبند باشید. همچنین ممکن است استفاده از برنامه یادداشت برداری یا ابزار مدیریت پروژه Kanban برای شما مفید باشد. مثل یک دفترچه یادداشت و خودکار؟ برو مدرسه قدیم اگر کاملا دیجیتال هستید، یک نوت بوک دیجیتال تهیه کنید و از قلم خود استفاده کنید.

سه نفر برتر را اولویت بندی کنید

– وقتی می نشینید تا لیست خود را برای یک روز یا هفته تهیه کنید، همیشه مطمئن شوید که وظایف را بر اساس اهمیت اولویت بندی می کنید. مطمئنا، شما در حالت ایده آل از همه چیز در لیست خود عبور خواهید کرد، اما همه ما می دانیم که این موارد اتفاق می افتد. اگر حداقل بتوانید هر روز سه چیز بزرگ خود را پشت سر بگذارید، همچنان احساس می کنید که کامل شده اید.

خودمراقبتی را برنامه ریزی کنید

– همه ما باید برای خودمان وقت بگذاریم. اما، مانند هر چیز دیگری در زندگی، اگر خودمراقبتی را بخشی از برنامه قرار ندهیم، می‌تواند از فهرست خارج شود. وقتی به بلوک های زمانی خود نگاه می کنید، همیشه برای موارد ضروری مانند غذا خوردن و ورزش برنامه ریزی کنید. سپس هر چیز دیگری که شما را متمرکز نگه می دارد، اضافه کنید، مانند مدیتیشن روزانه یا آن ماساژ ماهانه. نکته نابغه: برخی از این ایده ها و فعالیت های مراقبت از خود را امتحان کنید.

تفویض اختیار را در نظر بگیرید

– اکنون که تصویر واضحی از زمان شما دارید، از خود بپرسید که آیا زمان زیادی را صرف کاری می کنید که ضروری است اما می تواند توسط دیگران انجام شود. برون سپاری این وظایف را در نظر بگیرید. برای برخی از افراد، این به نظر استفاده از خدمات خشکشویی است. برای دیگران، این می تواند استخدام یک دستیار مجازی باشد که می تواند کارهایی را انجام دهد که به تخصص شما نیاز ندارند. بودجه ریزی برای این هزینه ها سرمایه گذاری در کسب و کار و رشد شماست.

انتظار مولد

– از هر زمانی که معمولاً منتظر می ماندید نهایت استفاده را ببرید. آیا برای رفتن به محل کار باید سوار قطار شوید؟ کارهایی را که می توانید در رایانه لوحی خود انجام دهید، برنامه ریزی کنید. آیا باید در مطب پزشک منتظر بمانید؟ کتابی را که می‌خواهید بخوانید یا کار کوچکی که می‌تواند با شما سفر کند بردارید. زمان انتظار را به زمان کاری اختصاص دهید، به طوری که وقتی کار را تمام کردید، تمام این انتظارها به منزله کاری نباشد که با شما به خانه می آید.

Ditch Perfection

– تلاش برای بی نقص بودن واقعا وقت شما را از دست می دهد. نیاز به کامل بودن نیز می تواند جریان ایده ها را متوقف کند و پروژه شما را قبل از شروع آن متوقف کند. وقت آن است که بپذیریم کمال وجود ندارد. با این حال، هنوز هم می توانید یک کار عالی انجام دهید. بنابراین، روی انجام بهترین کار تمرکز کنید و سپس ادامه دهید.

“نه” گفتن را بیاموزید

– اگر به آن برنامه مسدود شده نگاه می کنید و هنوز متوجه می شوید که چیزهای کلیدی وجود دارد که با روز شما مطابقت ندارند، ممکن است زمان آن رسیده باشد که بپذیرید که بیش از حد برنامه ریزی کرده اید. در این مرحله، زمان نه گفتن فرا رسیده است. به قبول تعهدات بیشتر از روی تعهد، نه بگویید. به پروژه‌ای که می‌خواهید انجام دهید، نه بگویید، اما واقعاً زمانی برای انجام آن ندارید. همه محدودیت هایی دارند حتی شما. مردم بیشتر از آنچه فکر می کنید درک خواهند کرد. و اکنون شما ردیابی زمان دارید تا ثابت کنید برنامه شما کاملاً با وظایف رزرو شده است.

وقتی نوبت به مدیریت زمان می رسد، بیشتر افراد در حال پیشرفت هستند. اگر احساس می‌کنید مدیریت زمان شما نیاز به بازنگری دارد، این نکات مختلف را امتحان کنید و ببینید که چگونه نه تنها مدیریت زمان، بلکه سطح بهره‌وری و استرس شما را نیز تغییر می‌دهند. به یاد داشته باشید، بهترین نکات مدیریت زمان آنهایی هستند که برای شما مفید هستند.